In onze cyclus over Enterprise Design organiseerden we op dinsdagavond 16 april 2019 een avondsessie met Ed van der Winden, Managing Director bij DoITogether. Ed nam ons mee in de wereld van het Viable System Model. Dit is een belangrijke systeembenadering waarmee iedere organisatie of ecosysteem geanalyseerd en verbeterd kan worden. Om de grote complexiteit en benodigde verandering beter te lijf te kunnen. Om die zinnig bestuurbaar te maken. Onmisbaar in de gereedschapskist van iedere designer, veranderaar en (business) architect. De systeembenadering, ook systeemdenken genoemd, vormt met ontwerp denken het hybride denkkader in Enterprise Design. Belangrijk vanuit ons perspectief dus om daar dieper op in te zoomen.
Je komt er niet met alleen analytisch, reductionistisch denken
Ed lichtte toe dat omgevingen van organisaties complex en dynamisch geworden zijn. Organisaties moeten zich daarom goed organiseren om die beweeglijkheid in haar ecosysteem aan te kunnen. Traditioneel doen we dat met het hierarchische model en analytische procesmodellen. Maar dat zijn modellen op basis van macht en gecentraliseerde kennis in de organisatie. Het leidt tot jojo-gedrag in centralisatie-decentralisatie. Het leidt tot over-control door managers: sturing op de vierkante meter. Het leidt tot grote staven die voor zichzelf beginnen. Het leidt tot eigen visie en strategie zonder werkelijk begrip van de omgeving, tot gemiste omgevingsveranderingen. Het leidt ertoe dat organisaties beperkt houdbaar zijn, het 10 jarig jubileum nauwelijks halen, laat staan het 25e.
De levende manier van organiseren: VSM
Stafford Beer ontwikkelde eind jaren 60 een beter alternatief: Management Cybernetica of concreet het Viable System Model (VSM). Stafford Beer beoogde een “wetenschap van het organiseren en besturen” te ontwikkelen. Hij deed dit door de principes die onder alle organisaties ligt vast te leggen. Vitaliteit, viability in het Engels, was wat hij daarin zocht: het vermogen te bestaan en zelfs te excelleren in onvoorspelbare en turbulente omgevingen. Aanpasbaarheid, van zichzelf en zijn omgeving, zijn daarin cruciaal.
Dat leverde het VSM model op: key systemen, communicaties en informatiestromen om complexiteit te managen. En een herhalende structuur in lagen: levende systemen zijn opgedeeld in zelfstandige en ook levende subsystemen, met dezelfde eigenschappen en structuur. Je hebt dus maar 1 verzameling regels nodig om alle levende systemen te beschrijven.
VSM modelleert een Systeem in 7 onderdelen: 6 subsystemen en de omgeving.
- Systeem 1 Operatie: deze levert de toegevoegde waarde, het produkt of de dienst van de organisatie.
- Systeem 2 Coordinatie: dit zorgt voor de (horizontale) afstemming op elkaar van de Systeem 1 Operaties, in de tijd, qua hoeveelheid, qua resource-gebruik, etc. Voorbeelden van een Systeem 2 zijn een rooster op een school of een produktieplanning in een fabriek.
- Systeem 3 Management Nu zorgt voor de verticale cohesie, belangrijke elementen zijn vaak resource en doelmanagement: wat kun je leveren met welke resources: hoe doe je dingen goed en efficient, maar op een open en participatieve manier.
- Systeem 3* Monitoring zorgt voor vertrouwen dat we begrijpen wat er gebeurd.
- Systeem 4 Management Toekomst richt zich het begrijpen van de omgeving, vormen van strategie en vernieuwing en
- Systeem 5 Balans is de ultieme ingrijper bij onbalans: in ontbrekende systemen of informatiestromen, in onbalans tussen strategie en operatie.
Na deze uitleg van het VSM gebruikten we alle tijd voor de workshop met als voorbeeld Schiphol. Er werd veel gelachen maar ook serieus uitdagend met elkaar gediscussieerd over alternatieven. Uiteindelijk kwamen ook Ed’s eigen uitwerkingen op tafel. Al met al een leerzame avond.
Meer weten?
De presentatie die Ed gebruikte vind je hieronder.
Het boek dat Ed hierover schreef: Waarom gaan dingen nou nooit eens een beetje vanzelf? En waarom dat de verkeerde vraag is.
Over organisaties, natuurwetten en misvattingen.
Ed’s presentatie op het LAC2017
Ook kun je de introductie van de avond door Rijk van Vulpen nalezen.
Wij bedanken Ed voor zijn presentatie en alle aanwezigen voor hun deelname. Aan deze meetup waren geen kosten verbonden.
